「給与明細を発行しているから、賃金台帳は作らなくてもいいのでは？」「データで保存しているけれど、それだけで法律的に大丈夫？」

経営者や人事労務担当者の方から、このようなご質問をよくいただきます。賃金台帳は、労働基準法で作成が義務付けられている「法定三帳簿」の一つであり、適切な管理を怠ると、罰則だけでなく助成金の受給不可や、最悪の場合は書類送検に発展するリスクもあります。

本記事では、賃金台帳の必須項目や保存期間といった基本ルールから、実務で間違いやすい給与明細との違い、さらには最新の書類送検事例までを詳しく解説します。この記事を読めば、法令を遵守した正しい賃金管理のポイントがすべてわかります。

1. 賃金台帳の法的ルールとは？記載義務と保存期間

賃金台帳は、従業員への賃金の支払い状況を証明する極めて重要な書類です。労働基準法第108条により、企業は「事業場ごと」に作成し、所定の事項を記入しなければなりません。

（1）記載すべき「10の必須項目」

賃金台帳には、以下の10項目を必ず含める必要があります。

1. 氏名

2. 性別

3. 賃金計算期間（例：4月1日〜4月30日）

4. 労働日数（実際の出勤日数）

5. 労働時間数（実働時間）

6. 時間外労働の時間数（残業時間）

7. 休日労働の時間数

8. 深夜労働の時間数（22時〜翌5時の労働）

9. 基本給、手当その他の賃金の種類ごとの金額

10. 控除額（社会保険料や税金、労使協定に基づく控除など）

ここで注意したいのは、「事業場ごと」の備え付け義務があるということです。

本社で一括管理していても、支店や工場などで管理責任者が置かれている場合は、それぞれの場所で出力・確認できる体制が必要です。

（2）賃金台帳の保存期間は「原則5年」

賃金台帳の保存期間は、法改正により「5年間」と定められました（労働基準法第109条）。ただし、現在、経過措置として当面の間は「3年間」の保存が義務付けられています。

起算日は「最後に記入した日（賃金の支払日）」です。将来的な5年義務化への完全移行を見据え、現時点から5年間の保存体制を整えておくことが、リスクマネジメントの観点からも推奨されます。

２. 対象範囲と作成の例外

賃金台帳の作成対象は、雇用しているすべての労働者です。雇用形態に関わらず作成義務があります。

• 対象となる人： 正社員、パート、アルバイト、契約社員、外国人労働者など

• 例外的な取り扱い： 管理監督者（労働基準法第41条該当者）については、「労働時間・残業・休日」の記載義務は免除されます。そのため、賃金台帳に労働時間数・時間外労働時間数・休日労働時間数を記載する必要はありません。ただし、「深夜労働」の時間数については記載が必要ですので注意してください。

３. 【事例】「不法就労の隠蔽」：労働基準法第108条（賃金台帳）などの違反疑いで書類送検

賃金台帳の管理を軽視すると、重大な法的責任を問われることがあります。

奈良県大淀労働基準監督署は、木材加工業の取締役を労働基準法違反の疑いで書類送検しました。

この企業では、「家族滞在」の在留資格を持つ外国人労働者の労働時間を、賃金台帳に実際よりも少なく記載していました。
目的は、週28時間以内という資格外活動の制限（不法就労）を隠蔽するためでしたが、監督署の臨検（調査）によってタイムカードとの乖離が発覚しました。

このように、賃金台帳の改ざんや虚偽記載は、労働基準法違反だけでなく、出入国管理法違反など他の法令違反を誘発する重罪とみなされるケースが増えています。

４. 給与明細では原則代用不可！その理由とは？

「給与明細を発行しているから、賃金台帳は不要」という誤解が多く見られますが、原則として給与明細で賃金台帳を代用することはできません。

賃金台帳には、残業時間や深夜時間などの「計算根拠」となる具体的な数字が網羅されている必要があります。

これらが不足している給与明細は、法定帳簿としての要件を満たしません。しかしながら、やむを得ず給与明細を賃金台帳としても整備したいという場合には、必須の10項目を記載し、賃金台帳として兼ねることとなります。

５. デジタル運用の落とし穴と注意点

近年はクラウド給与ソフトでの管理が一般的ですが、デジタル運用には特有の注意点があります。

（1）いつでも出力・印字できること

行政解釈（平成7年通達）により、デジタル管理を行う場合は「各事業場で画面に表示でき、かつ直ちに印字できる装置」を備えていることが条件です。
「本社の担当者しかログインできない」「出力方法がわからない」といった状態では、臨検の際に「帳簿の備え付けなし」と判断される恐れがあります。

（2）「賃金計算期間」の明記

システムによっては、単に「○月分」としか表示されないものがあります。
実務上、月末締め・翌月20日払いなどの場合、「4月分」が「3/1〜3/31」を指すのか「4/1〜4/30」を指すのかが不明確になりがちです。実務での担当者ミスや誤認を防ぐため、備考欄や名称設定で「勤怠算定期間：3/1〜3/31」のように明記する工夫も有効と考えます。

６. まとめ：賃金台帳は「会社の誠実さ」の証明です

賃金台帳を正しく管理することは、単なる法令遵守にとどまりません。それは、従業員の貢献を正当に記録し、透明性の高い経営を行っているという「信頼の証」でもあります。

適切な帳簿管理は、未払い残業代トラブルの防止や、助成金のスムーズな受給にも直結します。

「自社の賃金台帳が法令の要件を満たしているか不安」「給与システムを導入し、賃金台帳はいつでもデータ出力できる体制を整えたい」という経営者・人事担当者様は、ぜひ、弊社へご相談ください。

なお、弊社で顧問契約をいただきました会社様には「給与ソフトを無料で貸し出し」しています。

 7. よくある質問（FAQ）

Q1. 短期間のアルバイトであっても、賃金台帳は必要ですか？

はい、必要です。雇用期間の長短にかかわらず、1日単位のスポットアルバイトであっても、雇用関係がある以上は賃金台帳を作成し、保存する義務があります。

Q2. エクセルで作成した自作のフォーマットでも認められますか？

はい、認められます。労働基準法で定められた「10の必須項目」がすべて網羅されており、必要に応じてすぐに印刷できる状態であれば、特定のソフトを使わなくても問題ありません。

Q3. 賃金台帳を紛失したり、作成していなかったりした場合、どうなりますか？

労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。また、労働基準監督署からの是正勧告の対象となるほか、雇用関係の助成金が一定期間申請できなくなるなどの大きな不利益が生じます。

 

８. 初回無料相談受付中！

労務関係の書類作成や社保手続き代行、給与計算を承っております。

（労働条件通知書・就業規則等作成、社保手続、傷病手当金、助成金代行）

 

まずはご相談ください。
初回無料の個別相談を実施しております。

お問い合わせフォームに「相談したい内容」をご入力して送信してください。担当者よりご連絡させていただきます。

【訪問可能エリア】

秋田県内全域（秋田市、能代市、横手市、大館市、男鹿市、湯沢市、鹿角市、由利本荘市、潟上市、大仙市、北秋田市、にかほ市、仙北市、小坂町、上小阿仁村、藤里町、三種町、八峰町、五城目町、八郎潟町、井川町、大潟村、美郷町、羽後町、東成瀬村）

【オンライン相談（Zoom、チャットなど）】

全国各地どこでもOK

※本コラムの内容は作成時点の情報に基づいています。制度の詳細や最新情報については、厚生労働省のホームページをご確認いただくか、当事務所までお問い合わせください。