社会保険手続き
社会保険・労働保険に関する諸法令の改正が頻繁に行われ、ますます複雑になってくるに従い、社内の様々な業務をアウトソーシング(外部委託)する会社が増えてきました。業務をアウトソーシングするメリットはコストの削減のみならず、社内の「人材」をコア(中核)業務に集中させることによって、生産性や業務の向上を図ることにあります。社会保険・労働保険に関する業務はアウトソーシングに適した業務とされており、社会保険労務士はこの分野の専門家です。また、社会保険労務士以外の者は社会保険・労働保険に関する業務について報酬を得て行うことは法律で禁じられています。今や企業が健全な経営をしていくためには、専門知識の情報提供やアドバイスが欠かせません。
こんなことで悩んでいませんか？
- 社会保険、労働保険の事務って面倒・・・
- 作成、提出のコストを削減したい
- 担当者が急に辞めてしまった。
- 急な業務中の事故、どうしていいのかわからない。
- パートや派遣などの多様な雇用形態の管理は面倒
- 自社内に専門的な社会保険等の知識の保有することは無駄だ
主な社会保険・労働保険の手続
以下は社会保険・労働保険の主な手続きです。(注：労働基準法に基づく諸届は入っていません)
添付書類についても説明しておりますが、ケースによっては他に書類を求められる場合もあります。基準的な例としてご覧ください。
求人
ハローワークを利用し社員を募集するとき
募集有効期間は3ヶ月です。雇用保険未加入の場合は登記簿謄本の写し等、会社の所在地が確認できる書類が必要になります。
面接が無事終了したら、次は採用事務があります。
《入社前採用事務》採用内定通知書、誓約書、身元保証書、健康診断の実施、労働契約書など
入社
社員を採用したとき
労働者名簿、出勤簿、賃金台帳は作成・保管が義務づけられている書類です。労働者名簿は履歴書では代用できませんのでご注意下さい。
雇用保険に加入するとき
添付書類として「雇用保険被保険者証」が必要になります。新規学卒者、雇用保険加入経験の無い者等、被保険者証の交付を受けていない場合は不要です。
社会保険に加入するとき
添付書類として「年金手帳」または「基礎年金番号通知書」が必要になります。「年金手帳」を紛失している場合は「年金手帳再交付申請書」。被扶養者のあるときは「健康保険被扶養者(異動)届」もご用意下さい。
★入社手続きは保険関係だけではなくありません★
税金関係で「扶養控除等(異動)申告書」「源泉徴収票…前職のある場合」も必要になります。
異動
社員の住所が引越し等で変わったとき
基礎年金番号は、氏名、生年月日と住所により管理されてますので、この届出を怠ると先々支障が出る可能性があります。添付書類は健康被保険者証（いわゆる保険証）になります。
社員が転勤したとき
「雇用保険被保険者転勤届」
「(転勤前の適用事業所で)健康保険 厚生年金保険 被保険者資格喪失届」
「(転勤先の適用事業所で)健康保険 厚生年金保険 被保険者資格取得届」
添付書類は雇用保険被保険者証、健康保険被保険者証（いわゆる保険証）になります。
社員の家族が引越し等で住所が変わったとき
健康保険の被扶養配偶者の住所が変わったときに必要な手配になります。
婚姻等で氏名が変わったとき
「雇用保険被保険者氏名変更届」「健康保険 厚生年金保険 被保険者氏名変更(訂正)届」、雇用保険被保険者証、健康保険被保険者証（いわゆる保険証）、年金手帳を添付して下さい。
子供を扶養するとき
出産した子を健康保険の扶養者にするために必要な書類です。（１６歳以上の子を不要する場合は、非課税証明書等が必要になります）
子供を出産するとき
請求にあたっては、賃金台帳・出勤簿等が必要になります。
育児休業をするとき
「雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書」
「育児休業給付需給資格確認票・(初回)育児休業基本給付金支給申請書」
育児休業中の社会保険料の免除申請を行うとき
育児休業を子供が１歳になる前に終了するとき
育児休業から職場に復帰するとき
「育児休業者職場復帰給付金支給申請書」
申請提出期限は、育児休業終了後６ヶ月経過した日の翌日から起算して２ヶ月を経過する日の属する月の末日まで。
育児休業後の職場復帰では、給与が下がるケースが多くみられます。標準報酬月額を実態近く算定するための届けです。
育児休業後の職場復帰では、給与が下がるケースが多くみられるのを、育児をする被保険者に対する支援の一環として定められた特例措置です。
退職
社員が退職するとき
健康保険被保険者証（いわゆる保険証）を添付して下さい。保険証を添付出来ない時は「健康保険被保険者証回収不能届」もしくは「健康保険被保険者証滅失届」が必要になります。
社員が退職し雇用保険をやめるときに必要です。添付書類は「離職証明書」（離職者が離職票不要の申し出をしている場合は不要）、「労働者名簿」「出勤簿」「賃金台帳」「労働契約書」「辞令等」になります。
退職する社員から離職票は不要との申し出が無い限り、「雇用保険被保険者資格喪失届」に添付する必要があります。（退職する社員が５９歳以上の場合は必ず添付）添付書類は資格喪失届の他に「労働者名簿」「出勤簿」「賃金台帳」「離職理由を確認出来る書類等」になります。
退職した後、引き続き健康保険の被保険者となることを希望したとき
社員が退職する以前、継続して2ヶ月以上被保険者期間がある場合、引き続き退職した後も健康保険の被保険者となることが出来ます。この手続きは退職後２０日以内に退職する社員自身で行う（保険料の納付含む）必要がありますのでご注意下さい。
添付書類は「住民票」「(被扶養者がいる場合は)被扶養者(異動)届」になります。
★退職にともなう税金関係★
住民税の徴収も必要になる場合があります。その場合、徴収方法（一括徴収or普通徴収等）の確認が必要です。また、「給与所得源泉徴収票」「退職所得源泉徴収票」の交付も必要になります。
★退職にともなう社内事務★
身分証明書や社員章など貸与物の回収や定期券の回収も社内事務として発生します。社員に対して貸付金がある場合には精算も必要になるでしょう。手配漏れがないように貴社での必要書類一覧表を作成されるのをお勧めいたします。
